Scrum daily meeting là gì? Bí quyết tổ chức Scrum daily meeting hiệu quả

Scrum daily meeting chỉ diễn ra trong 15 phút đầu ngày nhưng rất quan trọng
 

Về lý thuyết, các cuộc họp Scrum daily meeting có nghĩa vụ hỗ trợ nhà quản lý và các nhóm nhân sự giao tiếp với nhau với nhiệm vụ cung cấp một sản phẩm, dịch vụ tốt hơn cho khách hàng. Tuy nhiên, các cuộc họp này thường đi sai hướng. Mọi người thường bàn bạc những vấn đề không phải những chủ đề mong muốn và mục đích ban đầu, thường phân tâm và thậm chí không biết mục tiêu là cái gì. Làm thế nào để sử dụng 15 phút để quản lý một cuộc họp hiệu quả? Trước hết, hãy nhớ lại những lý thuyết căn bản về Scrum daily meeting.

Scrum dailly meeting là gì?

Một cuộc họp Scrum trong quá trình quản lý dự án là một sự kiện đặc biệt kéo dài 15 phút giúp các nhóm thưc hiện dự án, sản phẩm trao đổi và làm việc trở nên hiệu quả hơn. Nhà quản lý dự án sắp xếp nó hàng ngày tại cùng một thời điểm và địa điểm.

Ý tưởng chính của cuộc họp là dành 15 phút các thành viên báo cáo hiệu quả công việc cho nhau. Trong phiên họp, mỗi thành viên trong nhóm tóm tắt những gì anh / cô ấy đã làm ngày hôm trước, những gì sẽ được thực hiện ngày hôm nay, và những trở ngại tồn tại.

Nhìn vào ta có thể thấy cuộc họp khá dễ dàng - nó giúp tóm tắt ngắn gọn công việc trong ngày. Nếu một công việc có trở ngại, công việc đó có thể được thảo luận cùng tất cả mọi người, để tìm phương án tối ưu để giải quyết

Ngày nay bạn có thể nghe thấy nhiều người nói về cuộc họp Scrum như một thực hành lạc hậu và lãng phí thời gian. Tuy nhiên, thực tế là cuộc họp Scrum khá phổ biến trong số các nhóm áp dụng các quy trình Agile. Người quản lý sản phẩm trên toàn thế giới xác nhận rằng kiểu cuộc họp này giúp điều hành đội của họ hiệu quả hơn.

Tổ chức một cuộc họp Scrum hiệu quả cho các nhà quản lý sản phẩm không phải là quá thử thách. Tiếp theo đây chúng tôi tóm tắt một số bước quan trọng cần được sử dụng để chuẩn bị và tổ chức một cuộc họp Scrum hiệu quả trong thực tế.

8 bước thành công cho Scrum dailly meeting của bạn

1. Đặt khuôn khổ cho cuộc họp

Hãy nhớ rằng cuộc họp được tổ chức trong một khoảng thời gian xác định của Srpint và nó khác với các loại cuộc họp khác. 
Xem thêm: Agile là gì? Khi nào sử dụng Agile?

2. Xác định nhóm Scrum và những người tham gia

Trong bối cảnh tư duy Agile, một Scrum daily meeting hàng ngày được tổ chức trong các khoảng thời gian nước rút (Sprint) từ 2-4 tuần. Trong thời gian mỗi Sprint, một tập hợp các yêu cầu cần được giải quyết trước khi có thể tạo ra một Sprint mới. Nhiệm vụ trọng tâm của các Scrum daily meeting là tìm các triển khai hết tất cả các yêu cầu trong Sprint hiện tại và chỉ dừng ở đó mà thôi. 

Giải pháp tốt nhất cho nhóm Scrum là ít hơn 10 người. Số lượng ít giúp giữ liên lạc dễ dàng và thúc đẩy chia sẻ công việc trong các thành viên. Trong một bài viết trước đây của chúng tôi về quản lý dự án Scrum, chúng tôi đã mô tả các trách nhiệm chính của 3 vai trò trong nhóm Scrum sẽ tham gia các Scrum daily meeting:

• Scrum Master đóng vai trò là huấn luyện viên cho đội và giúp tạo điều kiện cho công việc.
• Chủ sở hữu sản phẩm đại diện cho các bên liên quan chính cho công việc. Anh / cô ấy ưu tiên công việc và giao tiếp với các bên liên quan và các chuyên gia khác.
• Thành viên đội bao gồm những người có kỹ năng khác nhau để hoàn thành các yêu cầu công việc.

Những người từ bên ngoài nhóm cũng có thể tham dự cuộc họp định kỳ. Tuy nhiên, hạn chế người từ bên ngoài tham dự Scrum daily meeting có thể giúp xây dựng lòng tin và sự tự tin cho các thành viên trong nhóm.

3. Lựa chọn thời gian và địa điểm cuộc họp

Giữ Scrum daily meeting hàng ngày cùng một lúc và cùng một nơi. Tốt hơn là sắp xếp nó vào đầu ngày - giúp mọi người sẽ có một nhận thức ràng về thời gian của Scrum daily meeting. Chọn khu vực làm việc hoặc phòng có bảng Scrum để hiển thị trạng thái công việc. Nếu bạn có các thành viên trong nhóm làm việc từ xa, hãy đảm bảo họ tham gia bằng phương pháp hội nghị truyền hình.

4. Thông báo thời hạn

Đặt giới hạn thời gian là bước tiếp theo. Nó phải ngắn gọn - không quá 15 phút. Cuộc họp không dành cho việc lập kế hoạch chi tiết hoặc bàn bạc các chi tiết kỹ thuật.

5. Tuân thủ chương trình làm việc

Cuộc họp Scrum dựa trên 3 câu hỏi cốt lõi mà mọi thành viên trong nhóm phải trả lời:

• Điều gì đã được thực hiện?
• Bạn sẽ làm gì tiếp theo?
• Điều gì đang gây khó khăn cho bạn?

Trả lời những câu hỏi đơn giản giúp tất cả các thành viên nhóm nắm bắt chính xác những gì đang được thực hiện và những gì cần phải được cải thiện. Đừng quên liệt kê và viết mọi thứ xuống để các thành viên khác trong nhóm của bạn biết giúp bạn giải quyết khó khăn.

6. Sử dụng các công cụ quản lý dự án thông minh

Chương trình, nội dung của cuộc họp Scrum daily meeting nên được minh họa trực quan nhất có thể. Nó có thể là một bảng Kanban dạng bìa cứng hoặc phần mềm. Nó giúp tất cả các thành viên nhóm cùng xem những gì đang được hoàn thành và những gì đang mất nhiều thời gian hơn dự kiến. 

7. Tăng cường hợp tác trong nhóm

Hãy nhớ rằng Scrum daily meeting của bạn là thời gian quý báu cần được coi là nỗ lực hợp tác cho toàn bộ nhóm. Mỗi thành viên trong nhóm nên hiểu rằng mọi thứ anh ta / cô ấy nói nên có giá trị đối với mọi người trong phòng.

8. Tránh những sai lầm điển hình

Có những thói quen xấu điển hình làm gián đoạn các cuộc họp Scrum:

• Chờ đợi cho đồng đội có mặt đầy đủ. Đừng ngần ngại bắt đầu cuộc họp vào thời gian đã đặt.
• Thông báo các chủ đề và ý tưởng mới. Cuộc họp Scrum daily meeting không phải tổ chức để bàn về quy hoạch.
• Cho phép mọi người nói quá dài. Hãy nhớ về quy tắc “Mọi thứ bạn nói nên có giá trị đối với mọi người”. Đặt giới hạn thời gian nghiêm ngặt cho mọi thành viên trong nhóm để trình bày 3 câu hỏi cốt lõi.

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!
Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:

• Đường cơ sở dự án (project baseline) trong quản lý dự án là gì?
• VNPMI tổ chức khóa học PMP miễn phí 02 days
• Xác nhận phạm vi (Validate Scope) trong quản lý dự án
• Thông tin về Phát triển tiến độ dự án (Project Schedule Development)
• Định nghĩa và mục đích của việc phân tích dự án
• Dự án cải tiến nhỏ (Small Improvement Project - SIP) - Định nghĩa & Đặc điểm
• Cơ cấu tổ chức dự án 
• Điều lệ dự án (Project Charter) là gì?
• Tài sản quy trình tổ chức và yếu tố môi trường doanh nghiệp