OKR và KPI phương pháp nào hiệu quả hơn

10/26/2022
Posted by: admin
Category: Tin nhanh

OKR và KPI phương pháp nào hiệu quả hơn

Hầu hết các tổ chức đều quen thuộc với KPI - Key Performance Indicator, các Chỉ số Hiệu suất Chính. KPI có thể tuyệt vời để đo lường, nhưng chúng là các chỉ số độc lập - chúng có thể cho bạn biết khi nào một kết quả là tốt hay xấu, nhưng chúng không cho biết đạt ngữ cảnh của hoạt động hoặc chỉ ra hướng mà nhóm của bạn cần đi theo.

OKR - Objective Key Results, viết tắt của Mục tiêu và Kết quả Chính, cung cấp phương hướng và bối cảnh cần thiết cho tổ chức. Chúng tôi muốn gọi chúng là “KPI có hồn”. Mục tiêu mô tả những gì bạn muốn hoàn thành và Kết quả chính mô tả cách bạn biết mình đang tiến bộ. Vì KPI có thể đo lường được nên chúng có thể tạo ra các Kết quả chính tuyệt vời. Nói cách khác, thay vì nói về OKR so với KPI, chúng tôi cho rằng chúng sẽ là sự bổ sung tuyệt vời cho nhau.

Ví dụ về KPI
Hãy sử dụng một viện bảo tàng để làm ví dụ. Hai trong số các KPI của họ, là sự tham gia của khách hàng và đóng góp chi phí. Họ thu thập dữ liệu về số lượng khách đến thăm và bao nhiêu người quyên góp chi phí hàng tháng.

Ví dụ về OKR
Giả sử rằng bảo tàng muốn phù hợp hơn với cộng đồng. Đó là một Mục tiêu. Bây giờ, làm thế nào họ biết họ đã thành công? Một cặp Kết quả chính, hoặc KR, để đạt được Mục tiêu này sẽ là:

Tăng số lượng khách địa phương hàng tháng lên 30% vào quý tới
Tổ chức hai sự kiện cộng đồng tập trung vào việc thu hút các nhà tài trợ địa phương mới

Sự khác biệt giữa OKR và KPI là gì?

Với ví dụ về bảo tàng, OKR cho thấy cả những gì họ muốn hoàn thành và cách họ sẽ đạt được điều đó. Các mục tiêu định hướng thay đổi (Mục tiêu) được ghép nối với các thước đo (Kết quả chính). Mặt khác, KPI là những con số (thước đo) độc lập: tham gia và đóng góp. Chúng không truyền đạt mục đích, con đường hoặc tiến trình.
Các KPI thường theo dõi “trạng thái ổn định”, trong khi OKR có nghĩa là giúp di chuyển trọng tâm của tổ chức đối với một điều gì đó quan trọng về mặt chiến lược.

So sánh giữa KPI và OKR

Cả hai KR đều kết hợp KPI của bảo tàng. Nó sẽ trông như thế này:

Mục tiêu: Làm cho bảo tàng phù hợp hơn với cộng đồng.
KR1: Tăng số lượng khách truy cập hàng tháng từ khu vực địa phương 30% vào quý tới.
KR2: Đăng cai tổ chức 2 sự kiện cộng đồng tập trung vào việc thu hút các nhà tài trợ địa phương.

Như vậy là không có sự cạnh tranh, KPI và OKR sẽ bổ sung cho nhau. Cả hai đều có giá trị riêng của mình trong một tổ chức hoạt động tốt.

Giữa KPI và OKR, cái nào tốt hơn?

KPI là thước đo trong khi OKR là một phương pháp thiết lập mục tiêu có hệ thống. Khi được sử dụng đúng cách, cả hai sẽ bổ sung cho nhau.

Ví dụ: công ty của bạn có thể cần trang web chung có thời gian hoạt động là 99%. Chỉ số này đại diện cho một phép đo quan trọng cần duy trì. Đây là một KPI. Và mặc dù KPI có thể rất quan trọng đối với thành công của bạn, nhưng không phải lúc nào chúng cũng tạo ra những OKR tuyệt vời. Trong ví dụ này, 99% thời gian hoạt động là cần thiết để duy trì, nhưng nó không phải là một sự thay đổi. Đó là trạng thái "hoạt động như thường lệ" (BAU).

Tuy nhiên, đôi khi, KPI thay đổi đến mức tạo ra OKR - khi bạn muốn thay đổi nó. Ví dụ: nếu trang web ngừng hoạt động một nửa thời gian và “sửa chữa trang web của bạn” là một Mục tiêu, một trong những Kết quả chính có thể bao gồm việc tăng hoặc ổn định thời gian hoạt động của website.

Tại sao KPI không thành công?

Dưới đây là một số lý do khiến KPI có thể không được sử dụng thành công:

Quá nhiều KPI: Các nhóm thường chọn nhiều biện pháp để theo dõi, nhưng không nâng cao hoặc chú ý đủ lớn đến các chỉ số thúc đẩy những thay đổi có ý nghĩa nhất.
KPI dành cho cấp quá cao: KPI quá xa so với hành động của nhóm và không thực sự ảnh hưởng đến công việc hàng ngày của họ.
Dữ liệu kém: Nhóm đã chọn số liệu không chính xác hoặc không thiết lập cách tốt nhất để có được các phép đo thường xuyên và đáng tin cậy.
KPI sử dụng quá hình thức: Nếu KPI được theo dõi vì mục đích báo cáo hoặc chỉ là một công cụ quản lý hiệu suất, chúng sẽ mất dần tác dụng thúc đẩy cuộc trò chuyện để cải thiện tình hình. KPI được ghép nối với OKR cho phép nhân viên dẫn dắt các cuộc trò chuyện về tiến độ và cộng tác trong đội nhóm trên các giải pháp.

OKR có thể thay thế KPI không?

Điều quan trọng là duy trì KPI để theo dõi các yếu tố quan trọng của tổ chức của bạn. Và mặc dù KPI thường được coi là hoạt động thường ngày, nhưng đôi khi KPI có thể thông báo - và thậm chí trở thành - OKR của bạn nếu đó là một phép đo mà bạn muốn thay đổi đáng kể giá trị trong thời gian tới. Hãy suy nghĩ theo cách này: OKR mô tả nơi bạn muốn ở đó, không phải nơi bạn hiện tại.

Hãy sử dụng ví dụ về một nhóm quản lý tài chính bị đánh giá đang chưa đạt mức độ KPI của họ về số lượng các hợp đồng được chốt với khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Nâng mức này lên thành OKR trong một chu kỳ có thể giúp tập trung sự chú ý của cả nhóm. Sau khi họ đáp ứng được kỳ vọng OKR này, nó có thể bị hạ cấp xuống KPI. Điều này cho phép ban quản lý vẫn để mắt đến nó, nhưng nó không cần phải là một OKR như trước nữa.

Bạn có thể sử dụng cả KPI và OKR không?

Đúng vậy, KPI là "thước đo sức khỏe" cho vị trí của doanh nghiệp của bạn, trong khi OKR là cột mốc quan trọng nhất của thành công trong tương lai.

Dưới đây là một ví dụ khác về cách cả hai hoạt động cùng nhau: Trong vai trò là Phó Giám đốc Công nghệ của Hoa Kỳ, Người đồng sáng lập What Matters, Ryan Panchadsaram, là một phần của nhóm “giải cứu” cho sự ra mắt thất bại của trang web Healthcare.gov được thiết kế để giúp mọi người tìm kiếm các chương trình bảo hiểm y tế.

Mục tiêu của nhóm rất đơn giản: “Sửa chữa healthcare.gov cho đại đa số người tiêu dùng”. Để làm điều này, họ đã sử dụng một số KR sẽ xác định một trang web hoạt động tốt. Chúng là KPI phổ biến cho hầu hết các trang web, nhưng trong trường hợp này, chúng rất có tham vọng.

Mục tiêu: Sửa chữa Healthcare.gov cho đa số người tiêu dùng.
KR1: 7 trong số 10 người có thể nộp đơn.
KR2: Trang web có thời gian phản hồi 1000 mili giây.
KR3: Tỷ lệ lỗi ít hơn 1%
KR4: 99% thời gian hoạt động

Sau khi họ đạt được Mục tiêu đầu tiên, đã đến lúc phải căng sức để đạt được thành tích tốt hơn nữa. Nếu 7 trên 10 người có thể nộp đơn đại diện cho một trang web “cố định”, thì điều gì có thể đại diện cho một trang nổi bật? 9 trong số 10 có thể nộp đơn?

Một số sai lầm phổ biến cần tránh với KPI là gì?

Sai lầm về KPI xảy ra khi:

KPI của bạn là các mục tiêu độc lập. Điều quan trọng là tập trung vào chỉ số “Tôi” trong KPI. Chúng chỉ đơn giản là những thước đo về những gì đang xảy ra.
KPI của bạn là các chỉ số tụt hậu thay vì các chỉ số hàng đầu. Ví dụ: một trường Đại học đặt KPI tuyển sinh là 2500 sinh viên. Tuy nhiên, KPI tốt hơn có thể là tỷ lệ ứng viên trên chỉ tiêu tuyển sinh. Tỷ lệ này cho thấy rõ liệu trường Đại học cần nhiều ứng viên hơn hay nhiều vị trí hơn để đạt được mục tiêu hàng đầu là 2500 sinh viên. KPI mạnh mẽ mở ra cuộc thảo luận về cách bạn sẽ đạt được điều đó, không chỉ là những gì bạn muốn đạt được.

Bạn đo lường điều sai lầm vì mục đích đo lường thứ gì đó (hoặc vì nó dễ đo lường hơn thứ bạn cần đo lường).

Một số sai lầm phổ biến cần tránh với OKR là gì?

Những lỗi thường gặp với OKR bao gồm:

Có tầm nhìn hạn hẹp về các chỉ số. Đặt một chỉ số độc lập làm Mục tiêu của bạn có thể khiến các nhóm tập trung vào con số. Mục tiêu là về phương hướng. Ghép nối chúng với các Kết quả chính có thể đo lường và thảo luận về sự khác biệt bằng lăng kính để tìm hiểu cách cải thiện hiệu suất.
Không phân biệt được giữa OKR cam kết và nguyện vọng
OKR thông thường của doanh nghiệp (không đủ cố gắng)
Mục tiêu có giá trị thấp (hay còn gọi là OKR “Ai quan tâm?”)

Kết luận

Như vậy, với việc ban đầu chúng ta mong muốn so sánh giữa OKR và KPI để biết phương pháp nào ưu việt hơn. Nhưng qua những phân tích bên trên chúng ta thấy được lợi ích của việc kết hợp cả hai vì mỗi phương pháp có những giá trị và ý nghĩa riêng. Đặc biệt khi chúng kết hợp với nhau sẽ giúp bạn có thể tập trung tối đa các thành viên vào mục tiêu trong khi vẫn kiểm soát được hiệu suất công việc của nhóm. Ngoài ra bạn cũng có thể chuyển đổi qua lại giữa OKR và KPI trong nhiều trường hợp một cách linh hoạt. KHông có phương pháp nào là hoàn hảo và tìm ra cách kết hợp các phương pháp này lại chắc chắn có nhiều ý nghĩa hơn cho doanh nghiệp.

Các bài viết liên quan

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội